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面對員工的個資不可不慎!

2021/04/21

不論事業規模大小,您在制定或調整人事制度時,是否曾有哪些資料屬於個人資料保護法(下稱個資法)所規範的「個人資料」、員工的個人資料有哪些人可以知悉,利用的範圍為何等疑惑呢?本文將針對雇主最常面臨的幾個個資法相關問題進行簡要介紹,希望大家往後都能安心的在合法範圍內處理以下人事相關資料。

作者/周逸濱律師、黃詩婷律師

 

我可以將員工的薪資公開嗎?

首先,依據個資法第2條第1款規定:「本法用詞,定義如下:一、個人資料:指自然人之......財務情況、社會活動及其他得以直接或間接方式識別該個人之資料。」又106年7月14日法務部法律字第10603509150號函明示:「自然人之薪資、收入或所得等資料,應屬個資法所定之個人資料。」員工們的薪資收入確實屬於個人資料,而在個資法的保護範圍內。

 

因此,筆者建議企業部門主管、人資單位,都盡量只在職位調動、薪資調整等人事管理的必要範圍內,傳遞員工的薪資資訊,若薪資、獎金有調整,也建議將調整結果分別寄發到員工的個別信箱,避免以張貼公告的方式,讓全體同仁都能輕易知悉彼此的薪資所得。當然,有部分雇主認為,薪資透明的環境能有效提升工作績效,如果您想在謹守個資法的同時,避免員工就彼此的薪資、調整方式進行猜測,也能以公開不同職級的薪酬、獎金計算依據的方式替代,讓每位員工了解自己的薪資結構與提升的方向哦!

 

我應該怎麼處理員工的健康檢查報告?

雇主們依法有對在職勞工實施定期健康檢查之義務[1],而因此所生之病歷與健康檢查相關資料,屬於個資法第6條所規定的特種資料,在蒐集、處理與利用上的限制更加嚴格,值得我們加倍留意。

 

在蒐集方面,勞工健康保護規則第14、15條針對在職勞工一般健康檢查明列檢查項目,雇主依法蒐集之項目也應以此為限,若公司福利措施提供的檢查超出上開範圍,例如:勞工健康保護規則第25條第1項所定的口腔癌、大腸癌、女性子宮頸癌及女性乳癌之篩檢,都建議以紙本明定相關規範並取得個別員工書面同意,再請醫護人員將該部分檢查結果直接通知員工,是最為保險的做法。

 

至於利用方面,勞工健康保護規則第17條有規定檢查結果應紀錄之格式,與最低保存年限,第21條則明確規範了雇主在勞工完成檢查後應採取的措施,除了健康指導和調整工作的建議都應該由醫護人員為之以外,在公司發放檢查結果時,也請注意隱私的保護,避免將個別員工的健檢報告置於其他職場同仁、人資單位、部門主管等第三人可輕易探知之處,或是請醫療院所直接寄發個別員工通知檢查結果,以免除相關爭議。

 

我可以透漏離職員工的相關資料嗎?

最後,在面試新進員工時,面試者通常都會在履歷上填寫過往工作經驗,公司也常會詢問從前的離職原因、薪資待遇,或是主管姓名,為了能快速篩選適合自己的人才,人資單位或者雇主本身都可能會利用這些資料去和該員工的前任雇主接觸,試圖得到最真實的第一手資訊。此時,你面對這些前來詢問的人,是否能秉持同業互助的精神,將員工們任職時的狀況全盤托出呢?

 

答案是原則上不可以!將前員工的考績、薪資、出勤紀錄、業績、個人表現等個人資料透漏給他潛在的新雇主,並不在個資法第20條第1項「蒐集之特定目的必要範圍內」,仍必須符合該項的七款例外要件才能合法利用。因此,除非得到該名離職員工的書面同意或有符合其他例外事由,雇主面對前來詢問的第三人,還是建議小心謹慎,盡量將透漏範圍限定在個人意見評論而非具體個人資料,千萬別侃侃而談以致觸法。

 

結論

當企業在招募、建立人事資料檔案與通訊錄,甚至調動、資遣員工時,都不可免除的會蒐集、利用到勞工(或潛在勞工)的個人資料,本文所述其實只是人事制度與個資相關問題的冰山一隅。最後也建議大家都能在遇到類似問題時,思考一下您對於特定員工資料真的有蒐集必要嗎?有法律明文依據嗎?以及是否取得員工同意?若有不太確定的地方,也應該提早諮詢專業人士,千萬別等到爭議發生方亡羊補牢。

 


[1] 關於一般健康檢查的費用、罰鍰等相關規定,可以參考筆者另文《您的員工該安排健康檢查了嗎?》https://www.weleadlaw.com/s/blog/138

封面圖片來源:123RF.com

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