新創事業如何因應疫情來襲－以簽約跟出勤為例

背景問題

情境一：

Ａ新創事業於疫情前開發業務後，透過傳統紙本方式用印簽約。疫情管制後，因業務人員在家工作，新開發的客戶該如何簽約？

情境二：

B新創事業於疫情管制後，因業務需求大減，能否要求員工減班休息？能否資遣員工？

情境三：

C新創事業於疫情管制期間為了降低通勤染疫風險，請員工在家上班，有什麼需要注意的問題？

疫情對於簽約模式帶來的影響

相較於一開始即導入無紙化數位簽署的企業外，傳統簽約模式，除了面對面簽約用印，大致上還包含透過電子郵件夾帶檔案、傳真、郵寄等方式換約，且無論如何都需要看到公司有蓋用大小章或其他足以表示公司同意的印文。然而面對疫情，一方面企業希望儘量不要面對面或接觸到紙本，一方面也有許多企業在家上班無法及時完成請章用印程序，該怎麼有效簽約成了許多公司的迫切問題。

首先，從契約有效簽訂的角度，其實民法的設計除了法律明文規定以書面或簽約雙方約定透過書面外，口頭或是其他雙方約定好的方式都是可以合法成立契約的。至於商業慣例上的白紙黑紙主要則是避免爭議及證據保全。也就是說替代契約紙本的手段只要不違反法律規定，雙方講好即可。所以線上數位方式簽約，或單純以電子郵件往返甚至通訊軟體確認，只要是雙方事先約定好的方式，而且都是經具有代表公司簽約權限的人員相互同意具體的權利義務，仍然可有效成立合約。此時要特別留意的部分就是須確認對方是有代表公司簽約的權限，以及權利義務內容要盡量完整詳實。

假使擔心合約成立之後，因為對方沒有蓋印大小章而翻臉不認帳，此時也可以參考一些可以確認身分及權限，符合電子簽章法架構的數位合約簽署工具，不過通常會需要額外費用。

疫情對於員工供勤帶來的影響

情境二案例，於疫情期間，如果因營業狀況受到影響，希望透過減班休息的方式減輕企業負擔時，可以參考勞動部109年7月1日「因應景氣影響勞雇雙方協商減少工時應行注意事項」，首先必須要透過勞資協商方式且須通報地方主管機關，而非公司片面決定。接著雖然坊間有所謂的「無新假」用語，但即便協商員工無須於疫情期間出勤，每月給付薪資仍不得低於現行的基本工資金額（110年度為每月24,000元），並非完全不用給付薪資。至於企業實施減少工時及工資期間，以不超過三個月為原則。如有延長期間之必要，應再次徵得勞工同意。如後續因為疫情減緩或勞資雙方合意之實施期間屆滿而未再展延，應即恢復勞工原有勞動條件。

如果疫情影響嚴峻，減班休息仍無從緩解企業營運危機，不得已需資遣員工時，仍應依照勞動基準法辦理，此處可能會涉及勞動基準法第11條的資遣事由：「虧損或業務緊縮」或「不可抗力暫停工作在一個月以上時」。然而過去司法實務認為依照勞動基準法第11條資遣必須符合最後手段性原則，也就是必須別無其他更好的方法才能資遣員工。此外，虧損或業務緊縮通常需要持續一段時間且必須有一定事實資料佐證，不包含單純一時性的營運不穩；但疫情來得又快又猛，是否司法實務在認定上會有鬆動，亦值觀察。

此外依照政府頒布的「企業因應嚴重特殊傳染性肺炎(COVID-19)疫情持續營運指引」，企業於疫情期間持續營運時，可以採取異地（遠距）辦公、善用數位工具透過視訊會議等方式維持客戶信賴關係，或透過數位化導入增加線上接單量能等方案。有些新創事業因為事業規模較小，機動性及彈性相對較高，為了阻絕疫情擴散造成公司營業癱瘓，會採取在家工作方式，也就是情境三的情形。此時應留意的重點在於出缺勤管理、加班認定等。

依照勞動部106年11月30日「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，在事業場所外從事工作之勞工，仍應於約定正常工作時間內履行勞務，雇主也應逐日記載勞工之正常工作時間。但如有使勞工加班之情形者，雇主應記載交付工作之起始時間。其次在加班部分，勞工因工作性質特殊，在外工作有經常延長工作時間之必要，勞雇雙方得事先約定一定時數內免回報及徵得雇主同意，於工作完成後，雇主應記載勞工回報實際延長工作時間之時數；勞工在正常工作時間結束後，雇主以通訊軟體、電話或其他方式使勞工工作，勞工可自行記錄工作之起迄時間，並輔以對話、通訊紀錄或完成文件交付紀錄等送交雇主，雇主應即補登工作時間紀錄。最後，關於打卡部分，在外工作勞工之工作時間紀錄方式，非僅以事業單位之簽到簿或出勤卡為限，可輔以電腦資訊或電子通信設備協助記載，例如：行車紀錄器、GPS 紀錄器、電話、手機打卡、網路回報、客戶簽單、通訊軟體或其他可供稽核出勤紀錄之工具，並留下書面紀錄。

結論

疫情所帶來的具體威脅對於新創事業而言無疑是道重擊，短期在危機中除了可以參考前述因應方式外，如何善用政府輔導及紓困資源，在逆勢中蓄積能量或數位轉型，也是新創事業可以掌握的契機。

（本篇文章發表於110年6月新創圓夢網電子報：https://sme.moeasmea.gov.tw/startup/modules/news/detial.php?sId=1313，有引用需求，來源出處請直接援用新創圓夢網）

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